Lightspeed K-Series koppelen aan Upvendo

Met deze handleiding koppel je je Lightspeed Restaurant K-Series-kassa aan Upvendo-bestelzuilen, online bestellen en QR-bestellen. Daarna komt elke Upvendo-bestelling op je Lightspeed-kassa en keukenprinters terecht, en komen je menu, prijzen en uitverkochte producten uit Lightspeed.

De setup duurt ongeveer 30 minuten, plus een korte wachttijd bij Lightspeed-support voor de btw-stap (alleen EU).

Voor je begint

• Een actief Lightspeed Restaurant K-Series-account met online bestellen ingeschakeld voor je vestiging, en minstens één kassa online.
• Je menu opgebouwd in Lightspeed. Elk product en elke optie met een prijs heeft een SKU en een omzetgroep (accounting group) nodig.
• Een Upvendo-account met je vestiging(en) aangemaakt onder Instellingen > Locaties. Lightspeed-vestigingen worden niet automatisch geïmporteerd.
• Een betaalprovider gekoppeld in Upvendo (Stripe of Viva Wallet) voor online betalingen. Lightspeed verwerkt alleen de betalingen aan je kassa.

Stap 1: Lightspeed voorbereiden

In de Lightspeed Back Office:

1. Zet elk product dat je verkoopt op een menu dat gekoppeld is aan je kassaconfiguratie. Lightspeed aanvaardt online bestellingen alleen voor producten op een gekoppeld menu; al de rest weigert de kassa. Gebruik na een menuwijziging Update and reload devices.
2. Maak een betaalmethode aan voor Upvendo-bestellingen, bijvoorbeeld "Upvendo". Betaalde Upvendo-bestellingen worden daarop geboekt, zodat je ze makkelijk terugvindt in je rapporten.
3. Maak orderprofielen aan voor Upvendo-bestellingen. Naam en code kies je zelf:

4. Alleen als je "betalen bij afhalen" aanbiedt: ga naar POS > Configurations > je configuratie > Order Management en zet Allow orders with zero covers aan. Anders weigert de kassa de betaling van een afhaalbestelling met "The number of covers cannot be zero!".
5. Alleen EU, btw op de nieuwe orderprofielen: handelaars kunnen btw-regels in K-Series niet zelf aanpassen. Vraag Lightspeed-support (k-series.support@lightspeedhq.com) om dezelfde btw-regels als het standaardprofiel Take away te koppelen aan je nieuwe afhaal- en leveringsprofielen. Check de tarieven eerst met je boekhouder. Tot dan worden die bestellingen aan het standaardtarief aangerekend.

Stap 2: je Lightspeed-account koppelen

1. Open in de Upvendo-backoffice Lightspeed en ga naar het tabblad Instellingen.
2. Klik op Verbinden met Lightspeed.
3. Log in met je Lightspeed-account en geef Upvendo toegang.
4. Je komt terug in Upvendo, gekoppeld. Een aparte verbindingstest is niet nodig.

Stap 3: je vestigingen koppelen

1. Ga naar het tabblad Locaties. Al je Upvendo-locaties staan er.
2. Klik op Locatie koppelen naast een locatie en kies de Lightspeed-vestiging die erbij hoort. Elke Lightspeed-vestiging kan aan één Upvendo-locatie gekoppeld worden.
3. Upvendo importeert nu het menu van die vestiging. De status toont Bezig met synchroniseren en daarna Actief.

Herhaal dit voor elke locatie.

Stap 4: betaalmethodes en orderprofielen

1. Tabblad Instellingen > Koppeling van betaalmethoden: kies de Lightspeed-betaalmethode uit stap 1 voor online betalingen en klik op Betaalmethoden opslaan. Bestellingen met betalen bij afhalen of op factuur komen altijd onbetaald binnen; je personeel rekent ze af aan de kassa.
2. Tabblad Locaties > het menu van de locatie > Bestelprofielen: kies de orderprofielen voor ter plaatse, afhalen en levering uit stap 1 en klik op Opslaan. Een besteltype dat leeg blijft, gebruikt het standaardprofiel van Lightspeed.
3. Tabblad Locaties > het menu van de locatie > Kassamenu: kies het menu (of de menu's) dat gekoppeld is aan de kassaconfiguratie die online bestellingen ontvangt en klik op Opslaan. Producten die niet op deze menu's staan, zijn verborgen voor klanten. Heb je maar één Lightspeed-menu, dan hoef je niets te kiezen. Wijzig je later het menu op je kassa, pas dit dan ook aan; Upvendo toont een melding bij de locatie als het gekozen menu verdwenen is of bestellingen mislukken door ontbrekende producten.
4. Optioneel, tabblad Instellingen:
   • Automatische synchronisatietijd: wanneer de dagelijkse menusynchronisatie loopt (standaard 07:01).
   • Artikel-SKU voor kosten: een Lightspeed-product waarop leverings- en afhaalkosten geboekt worden. Laat leeg om kosten niet naar de kassa te sturen.

Stap 5: je menu publiceren

Na de import stelt Upvendo Gebruik je Lightspeed-menu voor. Kies Online bestellen, Kiosk of beide en klik op Dit menu gebruiken. Foto's, beschrijvingen en allergenen voeg je toe in Upvendo; die gaan terug naar Lightspeed.

Stap 6: een testbestelling plaatsen

1. Plaats één kleine afhaalbestelling op je bestelzuil of online bestelpagina.
2. Controleer dat ze op de kassa verschijnt onder het juiste orderprofiel en in de keuken wordt afgedrukt.
3. EU: controleer dat het ticket het verlaagde btw-tarief voor afhaal toont. Zo niet, dan zijn de btw-regels uit stap 1.5 nog niet gekoppeld.

Wat synchroniseert er, en wanneer

Lightspeed is de bron van waarheid: bestaat een product in beide, dan wint de versie in Lightspeed. Categorieën, optiegroepen en SKU's beheer je alleen in Lightspeed.

Bestellingen ter plaatse (eten aan de bestelzuil, QR aan tafel) gaan als dine-in-bestelling naar de kassa; QR-bestellingen worden toegevoegd aan de open rekening van die tafel. Afhaal- en leveringsbestellingen komen binnen als afhaal- of leveringsbestelling.

Een nieuw product toevoegen

Je kunt een product in Upvendo aanmaken; het wordt voor jou in Lightspeed aangemaakt. Lightspeed kan via zijn API geen producten aan een menu toevoegen, dus zet het nieuwe product op je gekoppelde kassamenu in Lightspeed en herlaad de toestellen. Tot dan toont Upvendo een waarschuwing bij het product en blijft het verborgen voor klanten, zodat niemand iets bestelt dat de kassa zou weigeren.

Als een bestelling niet naar de kassa kan

Bestellingen die de kassa weigert, staan onder Transacties > Vastgelopen POS, met de reden van Lightspeed. Los de oorzaak op en klik op POS-sync opnieuw proberen bij de bestelling, of geef ze manueel in op de kassa. Upvendo betaalt nooit automatisch terug.

Opnieuw koppelen

Verloopt de toegang tot Lightspeed, dan verschijnt een melding Opnieuw verbinden op de pagina Lightspeed. Klik op Opnieuw verbinden en log opnieuw in. Je gekoppelde vestigingen en instellingen blijven behouden.

Een vestigingskoppeling verwijderen

Tabblad Locaties > het menu van de locatie > Koppeling verwijderen verwijdert alles wat Upvendo voor die locatie uit Lightspeed importeerde (producten, categorieën, opties, btw-tarieven). In Lightspeed wordt niets verwijderd. Met Pauzeren stop je de synchronisatie zonder iets te verwijderen.

Hulp nodig?

Neem contact op met Upvendo-support via de chat in je backoffice of via onze contactpagina. Liever samen? Dan zetten we de koppeling met je op.